Você já foi a alguma assembléia na qual vários assuntos foram discutidos e nada foi decidido? Isso é realmente muito comum. São muitas pessoas, com ideias bastante diferentes e se o moderador se perder, vira uma discussão longa e sem resolução dos problemas levantados. É por isso que você precisa se preparar muito antes da assembléia.
Para ajudar, separamos algumas dicas para uma assembleia eficiente, que farão a diferença na hora da reunião.
Mande uma correspondência ou um alerta para todos os condôminos através do software para gerenciamento de condomínios com vários dias de antecedência. O ideal é que você faça isso pelo menos 15 dias antes da data marcada para que todos tenham acesso e fiquem cientes da assembleia. Aproveite essa convocação para informar as pautas. Coloque o título e um pequeno resumo, de duas ou três linhas sobre o que precisará ser decidido, para que a pessoa possa ir refletindo e chegar ao local com um direcionamento prévio.
Aproveite para enviar cópias de documentos e comprovantes, para que todos possam ler antes da reunião. Isso fará com que tudo corra com mais agilidade. Caso seja uma assembléia para eleição de síndico, aprovação de contas ou previsão orçamentária, deixe isso bem descrito na convocação. Não se esqueça de alertar sobre a importância da presença de todos.
É interessante pregar um aviso na portaria para alertar os que, por ventura, não entrem na internet nesse período ou que não tenha acesso a ela.
O presidente da mesa ficará responsável por orientar os moderadores. Por isso, deve ser alguém que tenha firmeza ao falar e que não represente nenhum pequeno grupo do organismo. Como ele será responsável por conduzir o trabalho, precisa ser neutro e firme, para evitar discussões longas e desnecessárias. Os moderadores devem estar bem preparados e cientes das pautas para poderem discutir todos os itens com tranquilidade. É importante que eles zelem pela pontualidade e que estipulem e cumpram um limite de tempo para cada assunto ser resolvido. Por exemplo, a prestação de contas pode ser feita em 25 minutos, a previsão orçamentária em 10 minutos, a aprovação de obras em 20 minutos e assim por diante. É importante que esse tempo seja avisado antes de começar o debate.
Assuntos importantes requerem locais agradáveis. Por isso, prepare a sala, com cadeiras suficientes para todos os condôminos, música calma antes da assembleia começar e um café. Caso o condomínio seja pequeno, coloque as cadeiras em círculo para facilitar o diálogo.
O café pode ser oferecido antes do início da assembleia ou após. É um momento importante, pois nele, as pessoas irão interagir e debater os temas, além de se conhecer melhor.
4 – FOCO
É importante que o foco da assembleia seja mantido. Se no meio de uma discussão aparecerem outros pontos que os condôminos queiram discutir, anote para uma assembléia seguinte ou deixe para o final e faça uma votação se as pessoas preferem discutir essas novas colocações nessa mesma assembléia ou marcar outra.
É comum as pessoas conversarem após a assembléia e se reunirem em pequenos grupos. Nesse momento, sugestões e dúvidas podem aparecer. Fique até todos saírem e coloque-se a disposição para sanar dúvidas. Além disso, alerte para a existência do software do condomínio e de que colocações futuras poderão ser enviadas por lá.
Informações retiradas do site: www.arrumandocondominio.com.br/index.php/2018/04/19/5-dicas-para-uma-assembleia-eficiente/